Hou op met tekstbestanden mailen. Welkom bij contentmanagement anno 2018
Als ik op verjaardagen vertel wat ik doe, krijg ik vaak een wat vreemde blik en de vraag: “Ja, maar wat doet een contentmanager dan?” Dan maak ik standaard het grapje ‘ik zorg dat iedereen op kantoor content is’. Om vervolgens uit te weiden over ongevraagde #metoo-schoudermassages en goed gevulde droppotten.
Maar flauwe grappen daargelaten, ik probeer bij Reputations ervoor te zorgen dat alle content op de juiste plek komt. Soms maak ik die content zelf – ik zit nu ook dit blog te tikken – maar vaker wordt het door iemand anders, intern of extern, aangeleverd. En altijd via de mail. Als de directie dan roept ‘Stefan, heb jij de laatste versie van die whitepaper voor me?’ dan stuur ik die toe. Dan wacht ik vijf minuten en dan klinkt het: “Is dit echt de laatste versie?” Ja hoor, volgens mij is whitepaper-v4-final-september2018.docx de laatste versie. Ieder contentgedreven bedrijf, en dat zijn de meesten, zal dit herkennen. Vaak heb ik dan niet veel later een klant aan de lijn. Is dat ene interview al af en zo ja, of ik de laatste versie door kan sturen?
Tijd voor een oplossing
Allemaal weinig efficiënt en de kans op fouten is groot. Erg groot, zo heeft de ervaring geleerd. Tijd dus voor een oplossing. Google Docs is zo’n oplossing en eentje die al snel aangedragen wordt. Lekker in de cloud, lekker modern. Alleen kleven er een paar flinke nadelen aan. Los van het feit dat ik techreuzen als Google van nature wantrouw, biedt het weinig houvast. Geen structuur en geen mogelijkheid om wijzigingen bij te houden, of te zien wie wat heeft aangepast. Om over teruggaan naar een oudere versie nog maar te zwijgen.
Dus: op zoek naar een echte oplossing. Een systeem waarbinnen we alle content kunnen verzamelen, ordenen, redigeren en accorderen en eventueel meteen publiceren. Er bleken verrassend veel opties te bestaan. Heel wat proefabonnementen later kwamen we uit bij GatherContent. GatherContent geeft ons de mogelijkheid alles wat we maken aan teksten op één plek te verzamelen. Maar dat is niet de kracht van deze tool. Die zit hem voor ons bedrijf in deze vier dingen:
- Structuur. Wie een Google Docs-bestand opent, of een nieuw document opent in Word, zit tegen zo’n wit scherm aan te staren dat het een beetje pijn doet aan de ogen. In GatherContent heb ik voor alle klanten en alle soorten content een eigen template aangemaakt. Dat geeft structuur en biedt houvast. Vaak staan bij de verschillende alinea’s losse blokken met uitleg of informatie over de tone of voice. Informatie uit de brand key,waardoor je in een oog opslag ziet voor wie je schrijft, welke toon je moet aanslaan en welke termen je juist moet vermijden.
- Workflow. Per klant is er een op maat gemaakte workflow. Zo zie je snel de status van de verschillende projecten. Het systeem houdt je per mail bovendien op de hoogte van de vorderingen.
- Versiebeheer en opmerkingen. De heilige graal van GatherContent. Anderen kunnen, ongeveer net zoals in het in Word werkt, commentaar leveren op een artikel of aanpassingen doen. Oudere versies kun je gemakkelijk bekijken en terugzetten. Daarbij is het niet onbelangrijk dat je precies kunt zien wie wat heeft aangepast. En, als ze het erbij gezet hebben, ook waarom. De opmerkingen werken een beetje als een slow-chat. Ideaal, ook om te communiceren met de klant.
- De klant kijkt mee. Want dat is wat ons uiteindelijk over de streep trok om met GatherContent aan de slag te gaan: de mogelijkheid om de klant mee te laten kijken in het systeem. Dat scheelt tijd en moeite en ons dus uiteindelijk ook. Per klant of bedrijf maak ik een groep aan en daarbinnen individuele accounts per gebruiker. Die kan ik vervolgens volledig op maat de juiste rechten geven. Zo zien ze alleen hun eigen projecten en geen content van andere klanten.
Aan mij nu de nobele taak dadelijk al onze klanten aan boord te krijgen. Dat gaat nog een avontuur op zich worden, maar daarover later ongetwijfeld meer.
Op de valreep nog een kleine ontboezeming: ik heb dit blog gewoon in een Word-documentje getypt. Oude gewoonten…