Stresslevels onder controle met slimme cloudoplossing

Stefan Rijnders is contentmanager bij Reputations.

Contentmarketing
Door Stefan Rijnders , 09 april 2019

Best spannend: klanten die virtueel over je schouder meekijken

 

Bij Reputations schrijven, delen, beoordelen en redigeren wij 95% van de content in GatherContent, ons hippe redactiesysteem-in-the-cloud. We gebruiken dit nu een half jaar en hebben beduidend minder problemen met versiebeheer, workflows en deadlines. Eén uitdaging stond nog open: het onboarden van onze klanten in het systeem.

In mijn vorige blog over GatherContent beschreef ik de redenen waarom we naar zo'n systeem op zoek waren en waarom we uiteindelijk specifiek voor GatherContent kozen. Intern werken wij naar volle tevredenheid met dit systeem, maar die laatste stap: het aan boord krijgen van de klant, daar zag ik persoonlijk wel een beetje tegenop. Tegelijkertijd wetende dat het ook de stap is die de echte winst gaat opleveren. De voorbereiding was eenvoudig: begin met de meest tech savvy klant en werk van daaruit verder. Met een inleidende mail en handleiding nodigde ik de eerste klanten uit. De pilot was voor een bedrijf dat gespecialiseerd is in cloud-software. Dus dat zat wel snor.

Fijne feedback

De feedback die ik krijg van deze en andere klanten is in grote lijnen hetzelfde: het werkt intuïtief en bijna alles is eenvoudig te vinden. Een paar zaken, zoals het exporteren naar een Word-docje, blijkt moeilijker. Inmiddels heb ik een lijstje met knelpunten en die worden nu meteen duidelijk gecommuniceerd in de handleiding.

Testcase IMAGINE als bevestiging

Een wirwar aan Word-documenten met versienummers, data én tijdcodes in de bestandsnaam werden aangepast en rondgemaild. Overzicht behouden was een hels karwei.

Dat bij volledige integratie, intern en extern, de meeste (tijds)winst ligt, werd duidelijk bij de eindredactie van het nieuwe nummer van IMAGINE Magazine. Dit magazine maken we jaarlijks voor onze klant Cardano en groeit ieder jaar in volume. Dit jaar bestaat het uit 15 artikelen van in totaal ruim 22.000 woorden. Vroeger was de week voor de deadline van de definitieve teksten een chaotische en hectische aangelegenheid. Een wirwar aan Word-documenten met versienummers, data én tijdcodes in de bestandsnaam werden aangepast en rondgemaild. Overzicht behouden was een hels karwei.

Zoals de beursvloer

Dit jaar: een wereld van verschil. Een beetje zoals de beursvloer vroeger en nu: destijds werd er nog daadwerkelijk gehandeld, nu gaat alles op de computer. Eerst was het een voor de toeschouwer onbegrijpelijk chaos, daarna een oase van stilte. In GatherContent werk je altijd in de laatste versie. De eindredactie aan klantzijde ging vlot. Iedere grote wijziging werd keurig met een opmerking in de kantlijn uitgelegd, en vragen voor de auteur verschenen ook daar. Nadat ieder stuk was geredigeerd, ging de bedrijfsjournalist in kwestie er nog een keer doorheen waarna het geaccordeerd werd en meteen doorging naar de corrector.

Daarna stonden alle punten en komma's goed en kon de kopij naar de vormgevers. Ook zij hebben toegang, zodat ze vast stukken konden lezen en inspiratie op konden doen voor fotografie en illustraties.

Het exacte aantal uren dat we nu bespaard hebben? Dat weet ik niet precies. Maar alleen al doordat de kans op fouten zo klein geworden is en omdat de stresslevels beperkt bleven, is het de aanschafprijs dubbel en dwars waard. Dus gaan we rustig door met het aan boord trekken van andere klanten. Het volgende magazine staat namelijk al weer voor de deur.

Wil je weten of Reputations ook jou kan helpen?

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek waarin we de mogelijkheden voor je op een rijtje zetten.

© 2019 Reputations Content & Campagnes BV